Ohne ein modernes CRM verlieren Immobilienmakler bis zu 35 % ihrer Kundenanfragen. Doch in 2025 gibt es Lösungen, die diesen Verlust auf unter 5 % reduzieren. Hier erfahren Sie, welche CRM-Lösungen 2025 wirklich helfen.
Zusammenfassung
- Spezialisierte CRM-Lösungen wie onOffice und Propstack sparen Maklern 5-10 Stunden pro Woche durch Automatisierung.
- Portalanbindungen zu Immowelt, ImmobilienScout24 und Immonet reduzieren manuelle Arbeit um bis zu 95 %.
- KI-gestützte Matching-Algorithmen erhöhen die Effizienz bei der Lead-Zuordnung um bis zu 40 %.
- Die Kosten für professionelle CRM-Lösungen liegen zwischen 49 € und 299 € pro Monat, je nach Teamgröße.
- DSGVO-Konformität ist ein Muss - nur Lösungen mit deutschen Servern garantieren rechtliche Sicherheit.
Was macht ein gutes Immobilien-CRM aus?
Ein modernes CRM für Immobilienmakler muss mehr können als nur Kontakte verwalten. In CRM-Lösungen 2025 sind folgende Funktionen entscheidend:
- Portalanbindungen: Direkte Verbindung zu Immowelt, ImmobilienScout24 und Immonet verhindert manuelle Eingaben. Laut Systemhaus.com (2025) bieten führende Lösungen über 150 Portalanbindungen.
- KI-gestützte Lead-Scoring: Algorithmen wie bei Propstack bewerten Interessenten automatisch und priorisieren hochwertige Leads.
- Exposé-Erstellung: Integrierte Tools erstellen professionelle Exposés in Minuten - ohne zusätzliche Software.
- DSGVO-Konformität: Alle Daten müssen auf deutschen Servern gespeichert werden. Lösungen wie onOffice mit Frankfurt-Servern garantieren dies.
- Mobile App mit Offline-Modus: Makler brauchen jederzeit Zugriff auf Daten, auch ohne Internet - etwa bei Besichtigungen.
Top CRM-Lösungen im Vergleich
| Lösung | Preis (Monat) | Portalanbindungen | KI-Features | Beste für |
|---|---|---|---|---|
| onOffice | 49-299 € | 150+ | Exposé-Erstellung, automatische Objektmatchings | Große Maklerhäuser mit Wohn- und Gewerbeimmobilien |
| Propstack | 79-249 € | 75 | Lead-Scoring, Besichtigungsvorschläge | Mittlere Büros mit Fokus auf Wohnimmobilien |
| Zoho CRM | 16-30 € | 50 | Grundlegende Automatisierung | Einzelmakler und kleine Teams |
| HubSpot | 0-1.200 € | 100+ | Marketing-Automation | Büros mit starkem Fokus auf Marketing |
| Pipedrive | 14,90-65 € | 30 | Visuelle Pipeline-Management | Kleine Teams mit einfachen Prozessen |
| FLOWFACT | 79-200 € | 120 | Gewerbe-Immobilien-Fokus | Büros mit Schwerpunkt auf Gewerbeimmobilien |
Für wen ist welche Lösung geeignet?
Die Wahl der richtigen CRM-Lösung hängt stark von Ihrer Bürogröße und Ihren Anforderungen ab:
- Einzelmakler oder 2-Mann-Büro: Zoho CRM oder Pipedrive sind die günstigsten Optionen. Sie bieten genug Funktionen, ohne komplexe Schulung zu erfordern. Allerdings fehlen hier oft die spezialisierten Immobilien-Features wie Portalanbindungen.
- Mittlere Büros mit 3-10 Mitarbeitern: Propstack ist ideal für Wohnimmobilien-Makler dank KI-Matching. onOffice eignet sich besser für Büros, die sowohl Wohn- als auch Gewerbeimmobilien vermarkten.
- Große Maklerhäuser mit mehr als 10 Mitarbeitern: onOffice oder FLOWFACT bieten die nötige Skalierbarkeit. onOffice hat die umfangreichste Funktionalität, während FLOWFACT speziell für Gewerbeimmobilien optimiert ist.
- Marketing-fokussierte Büros: HubSpot ist die beste Wahl, wenn Sie stark auf Marketing-Automation setzen. Allerdings müssen Sie hier oft zusätzliche Integrationen für Immobilienportale einrichten.
Implementierung und typische Herausforderungen
Die Einführung eines CRM-Systems ist kein Zuckerschlecken. Erfolgreiche Implementierungen folgen diesen Schritten:
- Analyse der Workflows (3-5 Tage): Welche Prozesse müssen automatisiert werden? Welche Daten sind wichtig?
- Datenmigration (5-7 Tage): Übertragen Sie Kontakte, Objekte und Historie in das neue System. 43 % der Nutzer melden Probleme bei unvollständigen Migrationen.
- Anpassung der Vorlagen (3-5 Tage): Passen Sie Exposé-Vorlagen, Mietverträge und Workflow-Regeln an.
- Schulung der Mitarbeiter (2-3 Tage): Nutzen Sie die Schulungsangebote des Anbieters. onOffice bietet z.B. persönliche Schulungen, während Propstack meist Online-Trainings anbietet.
- Pilotphase (7-10 Tage): Testen Sie das System mit 1-2 Mitarbeitern, bevor es für alle freigegeben wird.
Häufige Herausforderungen sind Widerstand der Mitarbeiter (38 %) und technische Schwierigkeiten. Profido-Consulting empfiehlt, Key-User in die Entscheidung einzubeziehen - so steigt die Akzeptanz auf 76 %.
Wie viel kostet ein Immobilien-CRM?
Die Preise variieren je nach Anbieter und Teamgröße. Zoho CRM startet ab 16 € pro Monat, während onOffice Premium bis zu 299 € kostet. Enterprise-Lösungen wie Salesforce können über 1.200 € monatlich kosten. Die meisten Lösungen bieten Staffelpreise für Teams.
Brauche ich spezialisierte CRM-Lösungen oder reicht ein universelles System?
Spezialisierte Lösungen wie onOffice oder Propstack sind für Immobilienmakler deutlich effektiver. Sie haben branchenspezifische Funktionen wie Portalanbindungen und KI-Matching, die universelle CRMs wie HubSpot oder Salesforce erst über Zusatzmodule bieten. Laut einer Studie von Gartner (2024) nutzen 75 % der Maklerhäuser bis 2026 spezialisierte CRM-Systeme.
Wie sicher sind CRM-Lösungen bezüglich DSGVO?
DSGVO-Konformität ist essenziell. Nur Lösungen mit Servern in Deutschland garantieren dies. onOffice speichert alle Daten in Frankfurt, Propstack in Deutschland. Universelle CRMs wie Salesforce nutzen oft US-Server, was rechtliche Risiken mit sich bringt. Laut Bundesverband deutscher Makler (2024) meldeten 41 % der Makler Schwierigkeiten mit datenschutzkonformer Lead-Verwaltung - ein Grund, warum deutsche Server so wichtig sind.
Wie lange dauert die Einarbeitung in ein CRM-System?
Spezialisierte Lösungen wie onOffice benötigen durchschnittlich 3-4 Wochen Schulung, während universelle CRMs wie Pipedrive oft nur 1-2 Wochen erfordern. Dennoch lohnt sich die Investition: Makler mit spezialisierten CRMs erreichen eine Abschlusszeit von 42 Tagen im Durchschnitt, während andere bis zu 68 Tage benötigen (Handelsblatt-Softwareanalyse, 2025).
Kann ich KI-Tools in CRM-Lösungen vertrauen?
KI-Tools wie das Lead-Scoring von Propstack oder die Objektmatchings von onOffice sind sehr nützlich, aber sie ersetzen nicht die menschliche Kompetenz. Profido-Consulting warnt: "KI-Tools dürfen nicht zur Entmündigung der Makler führen. Die menschliche Komponente bleibt bei Immobilientransaktionen unersetzlich." Die besten Systeme kombinieren KI mit menschlicher Kontrolle - etwa durch manuelle Überprüfung von KI-Vorschlägen.