Erhaltungsaufwand vs. Herstellungskosten bei Immobilien: So sparen Sie Steuern richtig

Wenn Sie eine Immobilie besitzen, wissen Sie wahrscheinlich: Sanieren kostet Geld. Aber wissen Sie auch, ob diese Kosten sofort von der Steuer abgesetzt werden können - oder ob sie über Jahrzehnte abgeschrieben werden? Die Antwort entscheidet über Tausende Euro in Ihrer Tasche. Ein neues Dach, eine moderne Heizung, neue Fenster: Was ist Erhaltungsaufwand, was ist Herstellungskosten? Und warum macht diese Unterscheidung so einen riesigen Unterschied?

Was ist Erhaltungsaufwand - und warum ist das wichtig?

Erhaltungsaufwand ist alles, was Ihr Haus in seinem ursprünglichen Zustand hält. Keine Verbesserung, kein Upgrade. Nur das: reparieren, ersetzen, instand setzen. Ein kaputtes Dach wird mit neuen Ziegeln wiederhergestellt. Die alte Heizung wird durch eine gleichwertige ersetzt. Fenster aus den 80ern werden gegen neue Fenster mit gleichem Wärmeschutz ausgetauscht. Das ist Erhaltungsaufwand. Und das ist gut für Sie: Erhaltungsaufwand können Sie sofort als Werbungskosten absetzen. Das heißt: Im Jahr, in dem Sie die Rechnung bezahlen, senken Sie Ihre Einkommensteuer um den vollen Betrag - vorausgesetzt, die Immobilie ist vermietet.

Stellen Sie sich vor: Sie investieren 20.000 Euro in eine neue Heizung, die genau die gleiche Leistung hat wie die alte. Keine Wärmepumpe, kein Smart-Home-System, nur ein Austausch. Dann zahlen Sie in diesem Jahr 20.000 Euro weniger an Einkommensteuer - wenn Sie die Immobilie vermieten. Keine Abschreibung, keine langen Jahre warten. Sofortiger Steuervorteil. Das ist der große Trumpf der Erhaltungsaufwendungen.

Was ist Herstellungskosten - und warum ist das teuer?

Herstellungskosten sind alles, was Ihr Haus besser macht. Mehr Fläche, höherer Standard, neue Technik, die den Wert steigert. Eine Dachsanierung mit zusätzlicher Wärmedämmung? Herstellungskosten. Ein Anbau, der zwei Zimmer hinzufügt? Herstellungskosten. Eine Heizung, die jetzt mit Solaranlage und Smart-Steuerung läuft? Auch das. Herstellungskosten dürfen Sie nicht sofort absetzen. Sie müssen sie über die Nutzungsdauer abschreiben. Bei Gebäuden, die vor 2023 gebaut wurden, sind das 2 Prozent pro Jahr - also 50 Jahre. Bei einem Gebäude, das 500.000 Euro gekostet hat, bedeutet das: 10.000 Euro pro Jahr absetzbar. Eine Heizung für 20.000 Euro? Dann bekommen Sie nur 400 Euro pro Jahr von der Steuer zurück. Das ist ein Unterschied von 19.600 Euro in der ersten Phase.

Und hier kommt die Falle: Manchmal machen Sie nur eine Reparatur - aber plötzlich ist es Herstellungskosten. Warum? Weil Sie mehrere Gewerke gleichzeitig angegangen sind. Ein Dach, neue Fenster, neue Leitungen, neue Elektrik - alles auf einmal. Selbst wenn jedes einzelne Teil nur den alten Zustand wiederherstellt, gilt das als Standardhebung. Und das ist Herstellungskosten. Das Finanzamt sieht das als Modernisierung, nicht als Instandhaltung.

Die 15-%-Grenze: Die größte Falle für Immobilienbesitzer

Es gibt eine Regel, die viele nicht kennen - und die sie in große Schwierigkeiten bringt: Die 15-%-Grenze. Sie besagt: Wenn Sie innerhalb von drei Jahren nach dem Kauf einer Immobilie mehr als 15 Prozent der Anschaffungskosten in Sanierungen investieren, dann werden alle diese Maßnahmen als Herstellungskosten gewertet - selbst wenn sie eigentlich Erhaltungsaufwand wären.

Beispiel: Sie kaufen ein Haus für 400.000 Euro. In den ersten drei Jahren investieren Sie 82.000 Euro in Sanierungen. 15 Prozent von 400.000 sind 60.000 Euro. Sie haben also 22.000 Euro über der Grenze. Das Finanzamt sagt: Alles, was Sie in diesen drei Jahren ausgegeben haben, ist Herstellungskosten. Nicht nur die 22.000 Euro darüber, sondern die gesamten 82.000 Euro. Sie müssen sie über 50 Jahre abschreiben. Das bedeutet: Statt 82.000 Euro sofort abzusetzen, bekommen Sie nur 1.640 Euro pro Jahr. Ein Verlust von 80.360 Euro an sofortiger Steuerersparnis.

Das ist kein Einzelfall. Laut einer Studie des IDW aus 2023 wurden bei 37 Prozent der geprüften Immobilien Sanierungskosten falsch klassifiziert - mit durchschnittlichen Nachforderungen von 12.500 Euro pro Fall. Viele Eigentümer von Gebäuden vor 1978 haben schon mit dem Finanzamt gestritten, weil sie nicht wussten, dass sie die 15-%-Grenze überschritten haben.

Die 4.000-Euro-Regel: Die einfache Ausnahme

Es gibt eine Ausnahme, die praktisch und einfach ist: Die 4.000-Euro-Regel. Wenn eine einzelne Baumaßnahme - also eine Rechnung für ein Gewerk - nicht mehr als 4.000 Euro netto (ohne Mehrwertsteuer) kostet, dann gilt sie immer als Erhaltungsaufwand. Egal, wann Sie die Immobilie gekauft haben. Egal, ob Sie schon 20 Jahre drin wohnen. Solange die Rechnung unter 4.000 Euro liegt, ist es sofort abziehbar.

Das ist ein riesiger Vorteil für kleinere Reparaturen. Ein neuer Heizkessel für 3.800 Euro? Erhaltungsaufwand. Neue Fenster für 3.900 Euro? Erhaltungsaufwand. Aber: Wenn Sie zwei Fenster tauschen und die Rechnung auf 4.200 Euro kommt, dann ist es Herstellungskosten. Deshalb: Rechnungen immer getrennt halten. Nicht alles auf eine Rechnung packen, nur um den Handwerker zu „entlasten“. Die Steuer zählt die Rechnung - nicht die Bequemlichkeit.

Problem: Inflation. Der Baukostenindex ist seit 2020 um 28,7 Prozent gestiegen. Was 2020 noch 3.500 Euro kostete, kostet heute 4.500 Euro. Die 4.000-Euro-Grenze ist damit praktisch veraltet. Experten wie Prof. Dr. Markus Vogt von der Universität zu Köln erwarten eine Anhebung auf mindestens 6.000 Euro bis Ende 2025. Bis dahin: Seien Sie vorsichtig.

Wie planen Sie Sanierungen richtig?

Die beste Strategie? Zeitlich staffeln. Wenn Sie wissen, dass Sie in den nächsten Jahren größere Sanierungen brauchen, verteilen Sie sie über mehrere Jahre. Keine „Groß-Sanierung“ in einem Jahr. Sondern: Im ersten Jahr nur die Heizung. Im zweiten Jahr nur die Fenster. Im dritten Jahr nur die Fassade. So bleiben Sie unter der 15-%-Grenze. Und wenn Sie eine Maßnahme unter 4.000 Euro halten, ist das zusätzlich sicher.

Ein echter Praxistipp: Machen Sie sich vor jeder größeren Sanierung klar, wie viel Sie in den letzten drei Jahren schon ausgegeben haben. Rechnen Sie die Netto-Anschaffungskosten Ihres Hauses aus. Berechnen Sie 15 Prozent davon. Dann prüfen Sie: Wie viel haben Sie schon ausgegeben? Wie viel bleibt noch, bis Sie die Grenze erreichen? Dann planen Sie Ihre Maßnahmen danach. Ein Steuerberater kann Ihnen dabei helfen - aber Sie müssen die Zahlen kennen.

Und: Dokumentieren Sie alles. Rechnungen, Fotos vorher/nachher, Baubeschreibungen. Wenn das Finanzamt nachfragt, brauchen Sie Beweise. Was war der alte Zustand? Was wurde ersetzt? War es ein Upgrade? Die Antwort darauf steht in Ihren Unterlagen - nicht im Kopf.

Was passiert, wenn Sie es falsch machen?

Wenn Sie Erhaltungsaufwand als Herstellungskosten verbucht haben, verlieren Sie nur Steuervorteil - aber nichts anderes. Wenn Sie aber Herstellungskosten als Erhaltungsaufwand abgesetzt haben, riskieren Sie eine Steuernachzahlung mit Zinsen und eventuell sogar eine Geldstrafe. Die Finanzämter prüfen immer häufiger: Von 4.200 Prüfungen im Jahr 2021 auf 6.750 im Jahr 2023. Die Tendenz ist klar: Sie werden überprüft.

Ein Fall aus der Praxis: Ein Eigentümer renovierte sein Einfamilienhaus (Baujahr 1970) innerhalb von zwei Jahren komplett - Heizung, Elektro, Sanitär, Fenster, Dach. Gesamtkosten: 82.000 Euro bei Anschaffungskosten von 400.000 Euro. Er dachte: „Ich mache nur Reparaturen.“ Das Finanzamt sah: „Standardhebung.“ Das Finanzgericht gab dem Finanzamt recht. Der Eigentümer musste 80.000 Euro an sofortiger Abschreibung zurückzahlen - plus Zinsen. Ein Fehler, der ihn 10 Jahre lang teuer zu stehen kam.

Was ist mit Neubauten?

Ab 1. Januar 2023 gilt für Neubauten eine neue Abschreibungsdauer: 33 Jahre statt 50. Das bedeutet: 3 Prozent pro Jahr statt 2 Prozent. Ein Neubau mit 600.000 Euro kostet jetzt 18.000 Euro Abschreibung pro Jahr. Das ist besser als früher - aber immer noch kein Sofortabzug. Und: Die 15-%-Grenze gilt auch für Neubauten. Wenn Sie im ersten Jahr nach dem Kauf 100.000 Euro in Modernisierungen investieren, werden diese als Herstellungskosten gewertet - selbst wenn sie „nur“ eine neue Küche oder ein neues Bad sind.

Was bleibt: Praxis, Planung, Dokumentation

Die steuerliche Abgrenzung zwischen Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten ist kein theoretisches Spiel. Es ist eine Frage von Tausenden Euro in Ihrer Tasche. Wer das nicht versteht, zahlt zu viel Steuern - oder bekommt eine Nachzahlung. Wer es versteht, kann gezielt sparen.

Die drei Säulen: Erstens, wissen, was Erhaltungsaufwand ist. Zweitens, die 15-%-Grenze im Blick haben. Drittens, Rechnungen getrennt halten und alles dokumentieren. Keine Zusammenfassung von mehreren Gewerken. Keine „Gesamtsumme“ auf einer Rechnung. Jedes Gewerk für sich - und immer unter 4.000 Euro, wenn möglich.

Und: Planen Sie früh. Sanierungen nicht in einem Jahr zusammenpacken. Verteilen Sie sie. Nutzen Sie die Zeit. Das ist die einfachste und sicherste Methode, um Ihre Steuerlast zu senken - ohne Risiko.